In diesem und dem kommenden Blogbeitrag widme ich mich 5 Schritten, die ein einfacheren Einstieg in die Digitalisierungen ermöglichen.
Heute Schritt 1-3.
1. Digitalisierung an Unternehmensziel abstimmen
Ein oft vergessener erster Schritt bei der Digitalisierung ist die Frage:
Was ist das eigentliche Ziel meines Unternehmens?
Natürlich wollen wir profitabel wirtschaften, aber was soll uns langfristig von der Konkurrenz abheben und für Kunden interessant machen?
Wofür steht unser Unternehmen? Wollen wir Innovations- oder Technologieführer sein? Möchten wir uns auf eine Nische oder Zielgruppe spezialisieren, in der wir besonders erfahren sind? Oder setzen wir auf höchste Produktqualität und wollen als Qualitätsführer auftreten? Vielleicht streben wir an, Kostenführer zu sein und uns durch effiziente Abläufe Wettbewerbsvorteile zu sichern. Können wir gar den niedrigsten Preis am Markt bieten und somit Preisführer sein?
Neben den klassischen Marketing- und Preisstrategien gibt es meiner Meinung nach weitere wichtige Punkte, die mit den nachstehenden Fragen zu einem klareren Selbstbild führen:
- Wie möchten wir gegenüber unseren Mitarbeitern und Kunden auftreten? Transparent, strukturiert und mit schlanken, softwaregestützten Prozessen?
- Wie nachhaltig ist unser Handeln in Bezug auf Produktion, Produktqualität und Lebenszyklus?
- Wie gut sind unsere Prozesse unabhängig von der Mitarbeitererfahrung definiert und reproduzierbar?
- Agieren wir proaktiv oder reaktiv, ohne Struktur?
- Können wir uns am besten auf verändernde Marktsituationen und Kundenanforderungen anpassen?
- Steht der Kunde bei uns an erster Stelle und optimieren wir regelmäßig die Kunden-Berührungspunkte?
Beantwortet man diese Fragen, lässt sich sehr wahrscheinlich ein erstes digitales Zielbild ableiten.
2. IST-Analyse der aktuellen Prozesse
Im zweiten Schritt geht es darum, den Status Quo in Bezug auf Abläufe, Prozesse und Software zu analysieren. Welche Personen und Abteilungen sind wann und wie in die Nutzung von Softwarelösungen involviert? Wie verläuft der allgemeine Informationsfluss im Unternehmen? Welche Dateien und Dokumente werden in den einzelnen Abwicklungsschritten erstellt, abgelegt und weitergegeben? Gibt es zentrale SharePoint-Ordnerstrukturen, auf die von überall zugegriffen werden kann?
Auch kann es in der Analysephase helfen eine zentrale Frage in produzierenden Unternehmen im Detail zu beantworten:
Welche Route nimmt ein Auftrag von der Anfrage bis zur Auslieferung, und wer ist für welchen Teil des Prozesses verantwortlich?
Hier habe ich bei Kunden oft das größte Potenzial für schlanke, klar definierte Prozesse gesehen. Häufig gibt es Brüche in der Datenintegrität und unklare Übergabepunkte zwischen Abteilungen.
Transparenz für alle Beteiligten über die Abläufe und Unternehmensprozesse ist entscheidend, um die nächsten Schritte der Digitalisierung abzuleiten.
Wichtig ist auch, dass im Veränderungsmanagement alle Mitarbeiter regelmäßig in die Entwicklung neuer Prozesse und Abläufe einbezogen werden. Andernfalls besteht die Gefahr von Ablehnung und Widerstand gegenüber Verbesserungen.
3. IST – SOLL Abgleich, in machbare Pakete einteilen
Nach der Analyse sollten Schwachstellen dokumentiert und nach Priorität geordnet werden. Erst wenn für eine Schwachstelle ein schlanker und effizienter Prozess etabliert ist, macht es Sinn zu prüfen, ob die Digitalisierung eine Verbesserung bringen kann. Es ist möglich, dass das Ziel auch ohne eine digitale Lösung erreicht werden kann. In einem solchen Fall sollte man überlegen, ob der analoge Prozess bei weiterem Wachstum auch in Zukunft sinnvoll ist.
Sobald die Schwachstellen identifiziert sind, die mittels Digitalisierung gelöst werden können und dem eigenen Unternehmen einen Mehrwert bringen geht es nun darum die richtigen Pakete zu schnüren.
In meiner bisherigen Laufbahn habe ich einige Unternehmen erlebt, die bspw. in der Auftragsabwicklung oder Produktion agile Prozesse mit starrer Software digitalisiert haben.
Das Ergebnis waren am Ende schlechtere und intransparente Prozesse.
Die alten, flexiblen und oftmals analogen Lösungen wurden parallel zur neuen Software genutzt.
In solchen Fällen ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis die Akzeptanz der Mitarbeiter für die neue Software schwindet und diese wieder durch altbekannte, Lösungen wie Excel, Word-Dokumente oder analoge Laufzettel abgelöst wird. Deshalb bitte mit kleinen, realistischen Paketen zusammen mit den beteiligten Mitarbeitern beginnen und auf die ersten Erfolge aufbauen.
Exkurs: Mehrwert
Ein Mehrwert durch Digitalisierung kann sich auf verschiedene Weisen zeigen. Nachstehend einige Beispiele:
- Zeitersparnis durch verkürzte Durchlaufzeiten,
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch klare und transparente Abläufe,
- Kosteneinsparungen durch reduzierte Ausschüsse, weniger Abstimmungen und geringere Suchzeiten auf der Produktionsfläche,
- Höhere Kundenzufriedenheit durch verbesserte Liefertreue und transparente Prozesse.
Optimierte und digitale Prozesse können auf dem Shopfloor für eine gleichmäßigere Auslastung von Personal und Maschinen sorgen sowie die innerbetrieblichen Zusammenhänge für alle Beteiligten verständlicher machen.